Данный вопрос урегулирован статьями 25, 26 Закона Украины «Об отпусках» и пунктами 8.21, 8.22, 8.23 Коллективного договора.
Отпуск без сохранения заработной платы (по общему правилу) предоставляется работнику по семейным обстоятельствам и другим причинам на срок не более 15 календарных дней в год. Конкретная продолжительность отпуска и период его предоставления определяется соглашением между работником и руководителем структурного подразделения.

Работник должен написать заявление на имя начальника (цеха, управления, в котором он работает) с указанием даты начала отпуска и его продолжительности. Решение о предоставлении отпуска без оплаты оформляется письменным распоряжением руководителя. Следует знать и то, что администрация может отказать в предоставлении указанного отпуска, исходя из интересов производства. Как и помнить о том, что заявление, по которому не принято решение, не дает право отсутствия на работе. Ибо в данной ситуации оно будет расценено как прогул всеми вытекающими из этого последствиями и может привести даже к увольнению.
Кроме того, законодатель предусмотрел ситуации и категории работников, которым по их желанию отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в обязательном порядке:

• матери или отцу, который воспитывает детей без матери (в том числе и в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), имеющим двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида, - продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно;
• мужу, жена которого находится в послеродовом отпуске, - продолжительностью до 14 календарных дней;
• матери, отцу, или другим лицам, которые фактически осуществляют уход за ребенком, опекунам, попечителям, в случае если ребенок нуждается в домашнем присмотре, - продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста, а в случае если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый), - не более чем до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста;
• матери, отцу, или другим лица, которые фактически осуществляют уход за ребенком, опекунам, попечителям для ухода за ребенком в возрасте до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории;
• ветеранам войны, лицам, которые имеют особенные заслуги перед Родиной, - продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно;
• лицам, имеющим особенные трудовые заслуги перед Родиной, - продолжительностью до 21 календарного дня ежегодно;
• пенсионерам по возрасту и инвалидам III группы – продолжительностью до 30 календарных дней ежегодно;
• инвалидам I и II групп – продолжительностью до 60 календарных дней ежегодно;
• лицам, вступающим в брак, - продолжительностью до 10 календарных дней;
• работникам в случае смерти родных по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер – продолжительностью до 7 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно; других родственников – продолжительностью до 3 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно;
• работникам для ухода за больным родственником по крови или по браку, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, - продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более 30 календарных дней;
• работникам для завершения санаторно-курортного лечения – продолжительностью, определенной в медицинском заключении;
• работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения, - продолжительностью 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и обратно;
• работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также работникам, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки, - продолжительностью, необходимой для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или научного учреждения и обратно;
• совместителям - на срок до окончания отпуска по основному месту работы;
• ветеранам труда – продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно;
• детям войны – продолжительностью до 2-х недель ежегодно;
• работникам, не использовавшим по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительные отпуска полностью или частично и получившим за них денежную компенсацию, - продолжительностью до 24 календарных дней в первый год работы на данном предприятии до наступления шестимесячного срока непрерывной работы;
• работникам, дети которых в возрасте до 18 лет вступают в учебные заведения, расположенные в другой местности, - продолжительностью 12 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и обратно. При наличии двух или более детей указанного возраста такой отпуск предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка.
• работникам, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре, в течение четвертого года учебы предоставляется по их желанию один свободный от работы день в неделю без сохранения заработной платы.

Указанным категориям работников администрация не вправе отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в тех рамках, которые определены законодателем. Кроме того им может быть предоставлен и отпуск без сохранения заработной платы на общих основаниях (до 15 календарных дней).